Je start je eigen zaak, werkt keihard en nu is het tijd voor je eerste factuur. Een aantal zaken zijn essentieel om een goede en correcte factuur op te stellen. Ken jij ze?

Wat moet er verplicht op je factuur staan

 

Invoice-verplichte vermeldingen

11 verplichte vermeldingen op je factuur

Of je nu in de bouw werkt, diensten levert of handelaar bent, het maakt niet uit. Ondernemers in België moeten 11 zaken vermelden op hun factuur. Als dit niet zo, riskeer je een geldboete.

1. ‘Factuur’ of ‘Creditnota’
Voor de hand liggend maar zorg ervoor dat deze woorden op je factuur staan.

2. Unieke volgnummering en datum van opmaak
Vermeld de datum waarop de factuur is opgemaakt. Elke factuur moet een unieke nummering hebben. Deze nummering moet opeenvolgend en logisch zijn.

3. Datum van het belastbaar feit
Vermeld de datum van het belastbaar feit – dit is de datum waarop het feit van de levering of de dienstverrichting heeft plaatsgevonden. Indien er reeds facturen (bijvoorbeeld voorschotten) voor deze factuur opgemaakt werden moet hiernaar verwezen worden.

4. Klantgegevens
De naam en adres en BTW-nummer (als die er is) van je klant

5. Uw maatschappelijke gegevens
Jouw bedrijfsnaam, adres zetel, het BTW-nummer en bankrekening.

6. Betalingscondities
Vermeld duidelijk op uw factuur binnen welke termijn uw klant de betaling dient te voldoen en de betalingsreferentie (bv. gestructureerde mededeling.

7. Beschrijving van de goederen/diensten
Vermeld de hoeveelheid (aantal en eenheidsprijs) en beschrijf in detail de geleverde goederen en van de verstrekte diensten. Het moet duidelijk zijn over welke geleverde goederen of diensten de factuur gaat.Bijvoorbeeld: x aantal uur gewerkt aan een uurtarief, 10 computers verkocht aan een bepaalde eenheidsprijs,…

8. Bedragen
Op de factuur dienen de bedragen exclusief BTW vermeld te worden, uitgesplitst per BTW percentage (0%, 6%, 12% of 21%). Daarnaast dient ook de verschuldigde BTW vermeld te worden alsook het bedrag inclusief BTW. Deze bedragen (exclusief BTW) worden ook de maatstaf van Heffing genoemd. Op deze bedragen wordt de BTW berekend.

9. RPR
Vennootschappen dienen ook het Rechtspersonenregister of RPR te vermelden – Dit is de rechtbank van Koophandel waarin je bedrijf haar maatschappelijke zetel heeft.

10. Kortingen
Deze trekt u af van het bedrag exclusief BTW.

11. Vrijstellingregelingen BTW
Indien er een vrijstelling van BTW geldt – de reden van vrijstelling. Hieronder meer hierover.

 

Welke algemene voorwaarden heb je best

legal vector

5 must-have clausules

Algemene voorwaarden zijn geen wettelijke verplichting maar je hebt ze best. Ze beschermen je voor vervelende situaties. Communiceer ze vroeg mogelijk naar je (potentiële) klanten. De clausules die jij nodig hebt hangen af van welk soort activiteit je doet en wie je klanten zijn. We zetten voor jou toch deze 5 must-have clausules op een rijtje. 

1. De offerte

Hou je opties open door te bepalen dat offertes je tot niets verplichten (tot het moment dat deze aanvaard worden uiteraard). Voorbeeld:

“Elke offerte is vrijblijvend. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, heeft elke offerte een geldigheidsduur van 30 kalenderdagen na de datum van de offerte en vervalt ze automatisch na het verstrijken van deze termijn.”

2. De betaling

Vermijd discussies over de betaalperiode en de gevolgen van laattijdige betaling. Voorbeeld:

“Betaling van onze facturen vindt plaats uiterlijk dertig kalenderdagen na factuurdatum. Bij niet betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd van 8% op jaarbasis en een conventionele en onverminderbare schadevergoeding van 8% op de totale prijs, met een minimum van € 80.”

3. De levering

In bepaalde omstandigheden kan het moeilijk worden om de verkochte goederen of diensten te leveren. Denk hierbij een stockbreuk bij je leverancier. Voorkom dat dit soort van situaties jou in de problemen brengt. Het is belangrijk om duidelijk te maken vanaf welk moment je niet langer het risico draagt.

“Onze verbintenis tot levering van uw bestelling is opgeschort in de volgende situatie omdat het als een situatie van overmacht wordt beschouwd voor ons: de laattijdige of foutieve levering van de stock door onze leveranciers en dit enkel indien de laattijdige levering door onze leveranciers niet te wijten is aan een voorafgaandelijke tekortkoming door ons, en indien we u onverwijld hebben geïnformeerd omtrent deze situatie.”

Het risico met betrekking tot diensten gaat over op de klant bij oplevering of aanvaarding van de dienst. Ingeval van goederen, worden zij geacht te zijn geleverd en het risico hiervan overgegaan op de medecontractant op het moment van feitelijke bezitsverschaffing.*

4. Klachten

Leg in je algemene voorwaarden vast hoe jouw klanten een klacht kunnen indienen. Maak het duidelijk hoe een klacht tegen jou kan worden geformuleerd. Beperk ook de termijn om klacht in te dienen. Zo beperk je jouw aansprakelijkheid.

“De klant zal op het tijdstip van de levering de goederen inspecteren. Iedere klacht van de klant met betrekking tot de uitvoering van de bestelling moet schriftelijk worden ingediend en dit op straffe van verval binnen een termijn van 7 dagen na levering.”

5. Bevoegde rechter

Zorg ervoor dat je in een worst case scenario je niet moeten wenden tot een rechter ver weg of zelfs in het buitenland.

“In geval van betwisting of gerechtelijke invordering zijn uitsluitend de Ondernemingsrechtbank van Antwerpen – Afdeling Antwerpen bevoegd. De Belgische wetgeving is van toepassing op ieder geschil.”

 

Hoe bereken je korting contant

korting contant vector

Sneller betaald met korting contant

Bij een korting voor contante of directe betaling (‘korting contant’) krijgt de klant een korting op de factuurwaarde omdat hij contant of binnen een bepaalde termijn betaalt. Meestal is de termijn 5 tot 10 dagen. Het rendement valt vaak tegen. Je gebruikt het dus best alleen bij moeilijke betalers.

Hoe begin je er aan? Je begint met het bepalen van de korting die je wil geven (bvb. 2%). Dan bepaal je binnen hoeveel dagen klanten moeten betalen om deze korting te krijgen (bvb. 10 dagen). Bereken vervolgens het verminderd totaal bedrag incl. BTW en vermeld dit op de factuur.

Er zijn nu 3 mogelijke situaties:

1. De klant betaalt binnen de kortingsperiode

2. De klant betaalt buiten de kortingsperiode

3. De factuur geeft geen korting voor contante betaling

Het totaal bedrag én de BTW dat de klant dient te betalen verschilt per situatie.

Een voorbeeld: 

Bereken de BTW en het verschuld bedrag met deze Excel:

Bereken Korting Contant

Hoe factureer je elektronisch of digitaal

elektronische factuur vector

Digitaal factureren

Digitaal factureren is simpelweg je facturen niet per post maar via email versturen. Bvb. in de vorm van een Pdf, Excel of Word bestand. Eén van de belangrijkste voordelen  dat je tijd bespaart. Zo kan je met een goed facturatieprogramma een offerte omzetten in een factuur en meteen doorsturen naar je klant.

 

Elektronisch factureren

Bij elektronisch factureren verstuur je een factuur via een speciaal formaat (zgn. 'UBL formaat'). Die maakt je factuur slimmer. Het geeft meer mogelijkheden. Zo is de UBL-factuur dé internationale standaard om elektronisch te facturen.

Wanneer je gebruik maakt van een facturatietool - zoals Furoo - wordt de factuur automatisch opgemaakt in UBL vorm. De factuur wordt dan onmiddellijk verstuurd naar het boekhoudprogramma van uw klant en kan direct verwerkt worden door de boekhouder.

 

Als je zaken doet met de overheid, is het gebruik van e-facturen verplicht. De overheid gebruikt dan een UBL factuur die voldoet aan bepaalde standaarden (beter gekend als "PEPPOL"). Daarvoor heb je een facturatiesoftware nodig die compatibel is met Peppol.

Aankoopfacturen digitaal ontvangen

Sommige facturatieprogramma’s maken het zelf mogelijk om uw aankoopfacturen te scannen met de mobiele app. De facturen worden dan automatisch ingescand en opgeslaan in uw digitaal actief. Je kan zelfs een foto nemen  van een onkostenbonnetjes. Ze worden allemaal herkend. Vervolgens kan u de factuur meteen doorsturen naar uw boekhouder die ze dan verder verwerkt. We hebben voor jou even alle voordelen van facturatieprogramma's opgesomd.

Ben ik wettelijk in orde als ik werk met digitale facturen? Sinds 2013 hebben papieren en digitale facturen dezelfde rechtswaarde en zijn ze dus evenwaardig.

 

Wat doe je met onbetaalde facturen?

onbetaalde factuur2 (1)

 

Onbetaalde facturen Flowchart

Stap 1: Betalingsherinnering sturen

Per post of per e-mail

Hou nauwgezet in de gaten dat de afgesproken betaaltermijn wordt nageleefd. Wanneer de betaaltermijn is verstreken, stuur je zo snel mogelijk een betalingsherinnering. Je doet dit per post of per e-mail. Houdt er rekening mee dat de meeste ondernemers dit gewoonweg zijn vergeten.

 

Niet reageren: aanmaning

Betaalt jouw schuldenaar de onbetaalde factuur dan nog niet? Dan is het tijd om twee weken later een aanmaning tot betaling van het verschuldigde bedrag te sturen. Het is een belangrijke stap als je later naar de rechtbank zou gaan. Houdt hierbij rekening met drie zaken.

 

Stap 2: Incassobureau inschakelen

Reageert een schuldenaar niet op tijd op een aanmaning? Schakel dan een incassobureau in. Gemiddeld schakelt een bedrijf na 3 herinneringen een incassobureau in. Dit heeft als grootste voordeel dat je er verder geen omkijken meer naar hebt.

De incassokosten komen voor rekening van de schuldenaar. Voor zakelijke klanten gelden de kosten die je hebt overeengekomen. Je legt dit dus best vast in de algemene voorwaarden. Voor consumenten geldt er een duidelijke regelgeving. Zo kunnen incassobureaus geen extra kosten aanrekenen. 


Stap 3: Buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure

Slaagt het incassobureau er niet in om de vordering van de onbetaalde facturen te innen, dan schakel je best een deurwaarder in. De insteek van een buitengerechtelijke terugvorderingsprocedure is een minnelijke invordering. De deurwaarder bemiddelt om de schuldvordering te innen zodat een gang naar de rechtbank niet nodig is.

Kom je er nog niet uit, dan stap je naar de rechter. Alleen de rechter kan een schuldenaar daadwerkelijk dwingen om te betalen. Aan een rechtszaak zitten flinke kosten verbonden. Dit heeft daarom alleen zin bij vorderingen van aanzienlijke bedragen.

Beslist de rechter in jouw voordeel, dan heeft de gerechtelijke deurwaarder de bevoegdheid om beslag te leggen op zaken om betaling af te dwingen.

Stap 4: Wat doe je wanneer jouw schuldenaar de factuur betwist?

Wanneer jouw schuldenaar de onbetaalde facturen betwist, dan heeft het geen zin om een incassobureau in te schakelen. Dan kan alleen de rechtbank het geschil beslechten. Daarvoor dien je een advocaat in te schakelen. Indien beide partijen een gang naar de rechtbank willen voorkomen, dan is een minnelijke schikking vaak de beste oplossing.

De voor-en nadelen van inschakelen derde partijen.

tabel voor en nadelen derde partijen

 

Conclusie

Je hebt het gemerkt. Er komt heel wat te kijken als je goed wil factureren. Maak het jezelf gemakkelijk en kies voor een goed facturatieprogramma. Hou daarbij rekening met (bekijk de volledige checklist):

  • wat je factureert;
  • het aantal facturen;
  • op welke manier je wil factureren.

 


Interessante artikels voor jou